10 vragen over RPA

Robotic Process Automation, oftewel RPA, wat is dat nu eigenlijk? Hoe werkt het? Waarom is het implementeren van RPA de moeite waard? En wanneer kun je RPA gebruiken? Dat zijn allemaal relevante vragen en daar vertellen we graag meer over. Daarom hebben we onderstaand de 10 meest gestelde vragen op een rij gezet.

01 > Wat is RPA?

RPA is een technologie die tijdrovende en repetitieve taken automatiseert, waarbij de taken door software robots worden overgenomen in plaats van door mensen. Deze robots kunnen interageren met digitale systemen en software, net zoals mensen dat doen.  Enkele voorbeelden van taken die RPA-robots kunnen uitvoeren, zijn:

> Begrijpen wat er op een scherm staat

> Het uitvoeren van toetsaanslagen

> Systemen navigeren

> Het identificeren en extraheren van data

RPA-robots werken sneller en consistenter dan mensen, zonder dat ze pauzes nodig hebben. RPA-robots zijn 24/7 beschikbaar.

02 > Hoe werkt RPA?

RPA integreert naadloos met bestaande IT-systemen, waardoor er minimale aanpassingen nodig zijn. Dit maakt het mogelijk om RPA technologie snel toe te passen. Softwarebots kunnen diverse taken van personeel overnemen, zoals inloggen, data lezen en vastleggen, of data migreren tussen systemen. Voorbeelden van het gebruik van RPA omvatten het verwerken van facturen, het versturen van bevestigingen per e-mail, het overtypen van documenten, of het ophalen van informatie.

03 > Wat zijn de voordelen van RPA?

Het implementeren van RPA oplossingen biedt diverse voordelen wat het zeker de moeite waard maakt om RPA binnen jouw organisatie te implementeren of verder uit te breiden. Zo kan bijvoorbeeld de doorlooptijd van processen verlaagd worden doordat robots sneller werken, niet moe worden en in principe 24/7 door kunnen gaan. Met RPA-toepassingen kunnen organisaties bovendien beter opschalen, zoals in piekperiodes, waarbij robots het mogelijk maken om de werkzaamheden op te schroeven. Hierdoor is minder tijdelijk personeel nodig, wat vervolgens weer zorgt voor lagere kosten.

Een aantal andere voordelen in een notendop zijn bijvoorbeeld:

> Minder fouten en dus betere kwaliteit: mensen zijn doorgaans eerder geneigd om fouten te maken, zeker als hun werkzaamheden relatief eentonig zijn. Met het gebruik van (min of meer foutloze) robotsoftware neemt het aantal vergissingen af en stijgt logischerwijs de kwaliteit van het werk;

> Verhoogde tevredenheid van zowel klanten als medewerkers: omdat repetitief en minder uitdagend werk door robots wordt overgenomen. Er zal immers meer ruimte zijn voor leuke werkzaamheden en innovatie. Daarnaast kunnen werknemers zicht storten op het werk wat echt waarde toevoegt aan de organisatie.

> Kostenbesparingen: door de efficiëntie van RPA vergeleken met menselijke arbeid. of het realiseren van een koppeling tussen verschillende IT systemen;

> Stijging van de omzet: dit is eigenlijk het gevolg van bovenstaande punten. Daarnaast stroomlijnt RPA workflows, maakt organisaties flexibeler en verhoogt de productiviteit van medewerkers door repetitieve taken weg te nemen. 

04 > Wanneer kun je RPA gebruiken? 

Zoals onderstaande afbeelding weergeeft zijn er een aantal situaties waarin het mogelijk is RPA te gebruiken. Een aantal vragen die je hierbij kunt stellen zijn bijvoorbeeld de volgende: liggen beslissingen, keuzes en werkwijzen binnen het proces vast in regels en zijn de uitkomsten voorspelbaar? Wordt bij het systeemgebruik gebruik gemaakt van vaste schermen en vaste handelingen met weinig uitzonderingen? Wordt de informatie op een vaste manier vastgelegd (ofwel digitaal is) en is deze gestandaardiseerd? Zo ja, dan is het mogelijk om RPA te gebruiken.

 (Techtarget, 2019)

Een concreet voorbeeld van waar RPA gebruikt voor kan worden kan het volgende zijn:
Jelle, werkzaam als financieel administrateur bij Transportbedrijf Snelle Jelle, streeft ernaar zijn werkproces te optimaliseren door routinematige taken te automatiseren. Een significant deel van zijn tijd gaat op aan het handmatig controleren van BTW-nummers van leveranciers en klanten.E n wekelijkse taak die hij als tijdrovend en monotoon beschouwt. Via de RPA tool Power Automate (onderdeel van Microsoft) heeft Jelle een robot gebouwd die het proces stroomlijnt.

05 > Wie maakt er gebruik van RPA? 

RPA beperkt zich niet tot bepaalde branches of bedrijfsgroottes. Zolang taken of processen bovenstaande criteria (grote volumes, repetitief en arbeidsintensief werk, taken die rule-based zijn en waar weinig variantie in zit) bevatten, kan er gebruik gemaakt worden van RPA.

06 > Hoe ziet een RPA implementatieproces eruit?

1.    Voorbereidingsfase: identificeren van geschikte bedrijfsprocessen voor automatisering., gebaseerd op criteria zoals volume, repetitiviteit, en foutgevoeligheid. Daarnaast zal de technische en financiële haalbaarheid van het automatiseren van geselecteerde processen beoordeeld moeten worden. 

2.    Ontwerpfase: documenteren middels Process Design Document (PDD) van het huidige proces inclusief stap-voor-stap taken, beslissingslogica, inputs en outputs. Vervolgens wordt er een Solution Design Document (SDD) ontwikkeld dat de architectuur en het ontwerp van de RPA-oplossing beschrijft.

3.    Ontwikkelingsfase: configureren en testen van de RPA-software. om de gedefinieerde taken uit te voeren, gebaseerd op het PDD en SDD. Het is van belang dat de bot in een gecontroleerde omgeving wordt getest om de correcte werking met bestaande systemen en data te verifiëren. 

4.    Uitrolfase: Uitvoeren van een pilot en volledige implementatie op basis van de resultaten. Gebaseerd op de resultaten en feedback van de pilotfase wordt de RPA-oplossing naar de volledige scope uitgerold. 

5.    Beheer en onderhoud: continue monitoring en optimalisatie van de RPA-bots. Er vinden regelmatige updates en onderhoud plaats om de RPA-oplossing up-to-date te houden met veranderende bedrijfsprocessen en IT-omgeving.

6.    Beoordeling en schaalvergroting: evaluatie van de RPA-implementatie ten opzichte van de doelstellingen en KPI's. Opvolgend hieraan de identificatie van nieuwe automatiseringsmogelijkheden. 

07 > Welke RPA tools bestaan er?  

De ontwikkelingen rondom RPA zijn de afgelopen jaren hard gegaan. In 2023 heeft Gartner een Magic Quadrant gemaakt waarin de koplopers worden genoemd. Deze tools worden algemeen erkend vanwege hun capaciteiten om taken over diverse bedrijfs- en IT-processen te automatiseren,en bieden oplossingen die efficiënte en effectieve automatisering mogelijk maken. Elke tool heeft natuurlijk zo zijn voor- en nadelen. Power Automate is in ieder geval goed aan te raden:

“Microsoft Power Automate is een relatief nieuw ontworpen tool, waarbij Microsoft alle AI ontwikkelingen heel goed gebruikt in de verschillende producten, en dus ook in hun RPA tool. Als je er als organisatie nog geen ervaring mee hebt (en wel over Microsoft 365 beschikt) is dit een heel toegankelijke optie om ervaring mee op te doen.”

 (Gartner, 2023)

08 > Wat is de investering van RPA?

De kosten verschillen per tool, per jaar en per abonnement. Het is goed om vooraf een aantal tools te vergelijken afhankelijk van de behoefte en welk doel je graag zou willen bereiken met RPA. De kracht van RPA is dat de initiële investering relatief laag is waardoor het mogelijk is snel resultaat te behalen.

09 > Wat is de toekomst van RPA? 

In een tijdperk waarin er sprake is van een tekort aan arbeidskrachten wordt RPA steeds belangrijker en onmisbaarder. 

> RPA ontwikkelt zich tot meer geavanceerde vormen van automatisering door te combineren met AI en machine learning technologieën:

> Een transformatie in hoe bedrijven functioneren door verbeterde automatiseringstechnieken.

> RPA gaat verder dan het automatiseren van simpele taken en maakt gebruik van AI voor ingewikkelde besluitvormingsprocessen.

> Systemen die zichzelf kunnen aanpassen beperken de noodzaak voor menselijk ingrijpen.

> De toepassingsmogelijkheden van RPA breiden uit door de verwerking van ongestructureerde data.

> Automatisering die vooruitdenkt en anticipeert op toekomstige behoeften.

10 > Vervangt RPA de mens?

RPA vertegenwoordigt een innovatieve stap voorwaarts in digitale transformatie. Het is echter niet in staat om een medewerker compleet te vervangen. RPA neemt voornamelijk routinematige, herhalende taken over, waardoor werknemers minder werkdruk ervaren en hun aandacht kunnen richten op complexere en meer uitdagende kwesties. Dit resulteert in meer beschikbare tijd voor activiteiten die waardevoller zijn, zowel voor de werknemer — denk hierbij aan persoonlijke ontwikkeling en het opbouwen van vaardigheden — als voor de organisatie, door verbeterde serviceverlening.

👉  Heb je nog andere vragen over RPA of wil je er meer over weten? Stuur dan gerust Pim Hermans een berichtje.  

👉  Benieuwd naar wat RPA voor jouw organisatie concreet kan betekenen? Laat dan hier een berichtje achter. Dan komen we graag met je in contact!