Terugblikkend op 2023, heb je dan het gevoel dat je je tijd soms beter had kunnen inzetten? Meer in de dingen die je écht leuk vindt om te doen of die meer waarde toevoegen, zowel voor jezelf als de business? Dat gevoel is helemaal niet gek; er kan immers altijd wel iéts beter. Onderliggende redenen hiervoor kunnen zijn dat er (nog steeds) aanzienlijk repeterend werk plaatsvindt of dat je niet helemaal bent toegekomen aan de dingen die er het meest toe doen en dus regelmatig aan onnodige zaken je tijd hebt besteed. In dat geval is het begin van het jaar een goed moment voor reflectie en een mooie start om het anders te doen in 2024 en dingen te verbeteren.
Waarom stilstaan bij repeterend en/of onnodig werk?
Het is belangrijk om repeterend werk te identificeren en te evalueren om ervoor te zorgen dat je zinvol en op een efficiënte manier bezig bent. Onnodig werk moet, als je het ons vraagt, worden geëlimineerd óf geoptimaliseerd om verspilling van middelen en tijd te voorkomen. Alleen zo kan de algemene effectiviteit van een organisatie verbeteren. Repeterend en onnodig werk verminderen heeft aanzienlijke voordelen: het geeft een boost aan de efficiëntie en effectiviteit van jouw organisatie. Daarnaast zal dit ook leiden tot een hogere tevredenheid onder werknemers aangezien zij meer tijd over hebben om te besteden aan andere (leukere of innovatievere) dingen. Het resultaat? Iedereen gaat erop vooruit 😉 en er is niks mooiers dan blije(re) mensen op de werkvloer. Op deze manier gaan ze een stap extra zetten voor de klanten en daar wordt iedere organisatie beter van.
Hoe pak je dit nu aan?
Het verminderen van repeterend werk begint bij het analyseren van processen. Door per proces de processtappen van begin tot eind eens uit te schrijven wordt inzichtelijk waar het repeterende werk wordt uitgevoerd. Repeterend werk is tijdrovend, dus door dit te elimineren krijg je tijd vrij om aan andere zaken te besteden. Hier is gewoon een business case van te maken. Daarnaast zou je ook uit (financiële) resultaten kunnen afleiden waar repeterend werk zich bevindt. Worden er bij een bepaalde afdeling of proces wel veel kosten gemaakt maar vallen de winstmarges op specifieke plekken tegen? Dan kan het zomaar zijn dat er teveel repeterend werk plaatsvindt of dat men niet de tijd steekt in de zaken die echt waarde toevoegen. Eerste stap hierbij is dan wel om de resultaten inzichtelijk te hebben, gebaseerd op de juiste data. Door middel van dashboards kun je bijvoorbeeld visueel zien (denk aan grafieken en diagrammen) in welke processtap de omzet of winst achterblijft. Zo weet je in één oogopslag waar het beter kan. Die dashboards kun je maken met behulp van Business Intelligence tools. Een paar veel gebruikte tools hiervoor zijn: Power BI, Tableau of Qlik.
Door zaken inzichtelijk te maken kun je goed en snel zien waar verbeteringen mogelijk zijn. Vaak is dit een organisatie breed aspect maar je kunt ook alvast eens kijken naar jouw eigen werkzaamheden. Stel jezelf daarbij bijvoorbeeld de volgende vragen:
- Hoe kun je je tijd beter beheren: hoeveel procent van de tijd ben je bijvoorbeeld bezig met urgente zaken en hoeveel met randgebeuren?
- Kun je sommige taken misschien beter aan anderen delegeren?
- Kunnen er handmatige taken vervangen worden door tools of technologieën?
Probeer voor jezelf laaghangend fruit te plukken door een aantal kritische vragen te stellen. Dat maakt immers jouw eigen werk uiteindelijk ook een stuk leuker!
Excelleer en accelereer in 2024!
Onze overtuiging is dat wanneer zaken inzichtelijk worden gemaakt je mogelijke knelpunten kunt identificeren én tevens aanpakken zodat je tijd creëert en kunt blijven focussen op datgene waar je als organisatie het verschil maakt en waarde toevoegt. Dit maak het mogelijk dat zowel de business als werknemers optimaal kunnen floreren. Merk je nu dat er veel uren, energie en ergernis zit in repeterend of onnodig werk en kun je hier wellicht wat advies voor gebruiken? Dan sparren wij graag met je! Natuurlijk op een geheel vrijblijvende manier. Stuur ons een berichtje op info@x-celerate.nl, dan drinken we snel een kop koffie.
