Iedere organisatie heeft tools nodig voor besluitvorming. Financiële rapportages en dashboards worden vaak gebruikt om inzichtelijk te maken hoe de organisatie ervoor staat. Het is goed om te weten wanneer je nu juist een dashboard gebruikt en wanneer rapportages handig zijn. Dit klinkt misschien als simpel, maar we zien in de praktijk dat er heel vaak verwarring is over wat je nu precies wanneer gebruikt. Vandaar dat we in deze blog uitleggen wat het verschil nu eigenlijk is.
Naar de basis: waarom zijn dashboards en rapportages essentieel voor besluitvorming?
Het doel van beiden is om (financiële) informatie te presenteren. Door middel van dashboards en rapportages zijn organisaties beter in staat om de juiste beslissingen te nemen gebaseerd op data, in plaats van enkel een gevoel. Prestaties zijn beter inzichtelijk en makkelijker te begrijpen. Identificeren waar bepaalde verbeteringen mogelijk of nodig zijn, gaat dan ook veel sneller. Zowel dashboards als rapportages zijn de basis voor het maken van strategische en operationele beslissingen. Het verschil tussen een dashboard en rapportage zit hem allereerst en voornamelijk in de refresh rate van de onderliggende data.
Het verschil tussen dashboards en rapportages
Er zijn een aantal verschillen tussen dashboards en rapportages. De belangrijkste verschillen hebben voornamelijk te maken met de refresh rate, de weergave, het detailniveau en de inhoud.
Dashboards
Een dashboard is een visueel én realtime overzicht van de belangrijkste management parameters (zoals de voornaamste KPI's) en kengetallen van een organisatie. Dashboards bevatten vaak grafieken, tabellen en andere visuals om gegevens inzichtelijk te presenteren. Een financieel dashboard valt eigenlijk te vergelijken met een dashboard van een auto. Zo kun je je actuele snelheid zien, de kilometerstand, het brandstofpeil, talloze waarschuwingsmeldingen wanneer er iets mis is met het een of ander zoals een lage bandenspanning of wanneer er onderhoud nodig is, etc. Zie je de wijzer van de brandstof zakken? Dan weet je dat je binnenkort moet gaan tanken. Is je bandenspanning te laag? Dan ga je die waarschijnlijk eens meten en je afvragen wat hier de reden van kan zijn. De boodschap van deze vergelijking is dat je aan de hand van (realtime) inzichten afgezet tegen een verwachte waarde, actie gaat ondernemen. Dit doe je dus ook bij een financieel dashboard. Zie je bijvoorbeeld dat er nog opmerkelijk veel openstaande posten zijn van de afgelopen maand? Dan ga je wellicht checken waarom debiteuren nog niet betaald hebben of dat de administratie wel juist is verwerkt. Aan de hand van de trends die je in je financieel dashboard ziet, ga je (bij)sturen en dus actie ondernemen. Een voorwaarde van het gebruik van dashboards is wel dat deze overzichtelijk, relevant, en beknopt blijven. Dit komt de leesbaarheid en begrijpelijkheid ten goede.
(Financiële) rapportages
Waar dashboards (veelal) visueel zijn en een realtime inzicht geven in de meest belangrijke actuele parameters en bijbehorende trends, zijn rapportages vaak gedetailleerder, statischer en bevatten doorgaans veel meer (beschrijvende) teksten. Vaak worden rapportages, achteraf, over een bepaalde periode opgesteld, zoals per maand of kwartaal. Financiële rapportages bevatten informatie over een organisatie die vaak gebaseerd is op boekhoudkundige gegevens. Deze financiële rapportages kunnen bepaalde onderdelen bevatten zoals een winst- en verliesrekening, balans, cashflows en voorraadbeheer. Hier zal tevens een overzicht van kengetallen uitrollen. Het is van belang om in het achterhoofd te houden voor wie de rapportage bedoeld is en welke mate van detail dan gewenst is.
Eén beeld zegt natuurlijk meer dan 1000 woorden. Dat betekent niet dat dashboards beter zijn dan rapportages. Ze vullen elkaar juist aan. Beide methoden zijn waardevol voor het begrijpen van de financiële situatie van een organisatie. Eigentijdse dashboards en financiële rapportages bieden de mogelijkheid om optimaal bij te kunnen sturen waardoor organisatiedoelen behaald kunnen worden. Als er goed is nagedacht over welke informatie je, op welke wijze, weergeeft aan welke gebruikers; dan verhoog je de informatiewaarde voor gebruikers en zul je zien dat deze informatie vaker en beter gebruikt wordt om te sturen in je organisatie.
Deel je onze visie, of heb je daar juist een volledig ander beeld bij, reageer dan onderstaand.
