Profeq

Uitdaging

Profeq gebruikte het ERP-systeem Exact Globe voorheen als vereenvoudigd administratiepakket en veel kennis zat bij de medewerkers van Profeq. Na de overname van Profeq door Globitas ontstond de wens om efficiënter te werken en minder afhankelijk te worden van kennis bij de verschillende medewerkers. Voor het efficiënter werken, was de implementatie van een WMS-module op het bestaande ERP-systeem in gang gezet. Vanwege wisselingen in het personeelsbestand en uitdagingen met de implementatie van de WMS-module was de focus verlegd naar het oplossen van deze problemen waardoor Profeq het overzicht op de financiële resultaten steeds meer kwijtraakte. 

Profeq en Globitas hebben x-celerate gevraagd om inzicht te krijgen in de financiële resultaten, opnieuw in control te komen en het financiële proces te optimaliseren.

Oplossing

• Gestart met het bijwerken van de administratie zodat alle facturen (inkoop- en verkoop) waren verwerkt. Hierna hebben we de juiste periode afgrenzing bepaald en een opzet gemaakt, waarin deze afgrenzing periodiek op een eenduidige wijze konden worden vastgelegd en vervolgens verwerkt in het ERP-systeem (Exact Globe). Zo kunnen kosten en opbrengsten in de juiste periode (i.c. maand) worden gerapporteerd.
• Inkoop: Naast de implementatie van WMS was Profeq gestart met de implementatie van de tool Elvy voor de digitale verwerking van inkoopfacturen. Hierin hebben we het autorisatieproces verder ingericht. Hiernaast zijn we de crediteurenstambestanden gaan aanvullen. Toen beide gereed waren, zijn we het betaalproces van het ERP-systeem in gebruik gaan nemen en in plaats van losse handmatige betalingen, werden er wekelijkse betaalbatches gemaakt van alle goedgekeurde en vervallen facturen. Hiermee is er veel efficiency gerealiseerd en zijn foute handmatige invoer uitgesloten.
• Verkoop: Voor de verkoopfacturatie zijn we gaan steunen op het interne proces van de fulfilment afdeling, waardoor we dagelijks een batch met verkoopfacturen konden mailen van alle orders die gepickt waren en die dag geleverd zouden worden. Dit heeft geleid tot  een tijdige én volledige facturatie.
• Cashflowmodel: één van de USP’s van Profeq is dat er een hoog voorraadniveau is waardoor Profeq altijd kan leveren. Aan de andere kant betekent dit ook een grote aanslag op het werkkapitaal. Hiervoor hebben we een cashflow-model opgezet dat met behulp van enkele exports snel een goede prognose geeft van de wekelijks te verwachten kasstroom voor de eerstvolgende maanden.
• Consolidatie: de periodieke geconsolideerde rapportage hebben we op verzoek van Globitas in hun format gedaan en hier hebben we een model aan gekoppeld, dat gevuld kon worden met enkele standaard exports vanuit het ERP-pakket en waar eenvoudig eliminaties aan toegevoegd kunnen worden ten behoeve van de consolidatie. Door de input op een hoog detailniveau te doen, kunnen bepaalde analyses meteen in het model worden verwerkt. In overleg met Globitas en Profeq hebben we hun format vervolgens gefinetuned en uitgebreid met de berekening van kengetallen.
• Dashboards: als volgende stap hebben we de database van het ERP-pakket ontsloten in PowerBI en de datakwaliteit in PowerQuery verbeterd. Deze data hebben we verwerkt in verschillende dashboards die in samenspraak met Profeq en Globitas zijn ontwikkeld met zowel financiële als niet-financiële rapportages. Om de performance te verbeteren zijn we, na aanvankelijk de complete SQL-tabellen in te laden, gestart met het schrijven van enkele SQL-query’s om ons te beperken tot de benodigde data. De ontwikkelde dashboards zijn gepubliceerd in de eigen cloud-omgeving en worden dagelijkse automatisch ververst.
• Coverage-model: om de omloopsnelheid van de voorraad goed inzichtelijk te krijgen is een stock coverage-model ontwikkeld, waarin op artikelniveau een voorspelling kan worden gedaan voor welke periode voorraad beschikbaar is. De artikelen zijn onderverdeeld naar verschillende categorieën (gerealiseerde brutomarge) die met behulp van BI dagelijks opnieuw worden berekend en bijgewerkt.

Resultaat

Door bepaalde werkzaamheden te standaardiseren en gebruik te maken van beschikbate tools, hebben we met een minimale investering de efficiency kunnen verhogen. Profeq heeft weer meer grip gekregen op de cijfers en de verschillende stakeholders krijgen de periodieke resultaten op een consistente manier te zien. Door de beschikbare data te ontsluiten in een BI-tool met een dagelijkse refresh verkrijgt Profeq snel inzicht in de meest relevante kengetallen en kan tijdig worden bijgestuurd.