Wealer 

Uitdaging

Slechts 2% van de facturen werd automatisch herkend en geboekt; bij een wekelijkse instroom van 500 tot 800 facturen betekende dit dat vrijwel alles handmatig aan een grootboekrekening moest worden toegewezen. Scansys gaf daarnaast regelmatig errors waar de crediteurenadministratie geen raad mee wist, zonder kennis, instructies of documentatie om deze zelfstandig op te lossen. Wealer zocht hulp bij:

• · Het analyseren van het Scansys-landschap om het automatiseringspercentage te verhogen;
• · Het doorvoeren van technische verbeteringen in samenwerking met het Scansys supportteam;
• · Het vastleggen en overdragen van kennis aan de crediteurenadministratie;
• · Het inrichten van structurele monitoring op processtatus.

Oplossing

• Grondige analyse van het Scansys-landschap: de nulmeting liet zien dat het merendeel van de facturen in potentie al geschikt was voor automatische verwerking, dit inzicht vormde de kern van de verbeterslag.
• Optimalisatie van de Scansys-configuratie, in samenwerking met het supportteam. De motor achter de grote verbeterslag
• Maatwerk in de koppeling met AFAS: hierdoor kunnen medewerkers per leverancier aangeven of facturen automatisch mogen worden geboekt, wat controle en flexibiliteit geeft over welke facturen voor automatisering in aanmerking komen.
• Instructies en interactieve kennisoverdracht: per errortype vastgelegd én gedeeld met de crediteurenadministratie via presentatiesessies, zodat het team zelfstandig verder kon.
• Inrichten van monitoring: een rapportage met inzicht in errors, automatiseringspercentage en doorlooptijd, zodat Wealer de voortgang zelf kan blijven bewaken.

Resultaat

De automatische factuurherkenning steeg van 2% naar 30%, bij een wekelijkse instroom van 500 tot 800 facturen. Daarnaast is de crediteurenadministratie nu meer zelfredzaam bij het oplossen van errors, en minder afhankelijk van externe support, en heeft voor structureel inzicht in de processtatus via een doorlopende rapportage.