Van verantwoorden naar sturen | Procesoptimalisatie | Finance & Control
Situatie:
Een organisatie in de hospitality branche bevond zich in een groeifase en breidde zich uit met nieuwe activiteiten. Ondanks deze groei bleven veel administratieve processen handmatig en inefficiënt verlopen. Er ontbrak een duidelijke structuur, wat leidde tot tijdverlies en inconsistenties in de werkwijze. De financiële rapportages werden voornamelijk in Excel opgesteld, wat zowel foutgevoelig als tijdrovend was. Daarnaast was de kostenstructuur niet volledig inzichtelijk, waardoor er onvoldoende grip was op de totale kosten en de interne verdeling ervan. Dit alles maakte het lastig om strategische beslissingen te nemen en de financiële gezondheid van de organisatie goed te monitoren.
Taak:
Om de organisatie naar een hoger niveau te tillen, was er een duidelijke behoefte aan een uitgebreide optimalisatieslag binnen de planning en control-cyclus. Dit hield in dat zowel de administratieve processen als de financiële rapportages onder de loep genomen moesten worden. De consolidatie van financiële gegevens vanuit de holding was niet optimaal en had verbetering nodig om een beter overzicht te krijgen in de prestaties. Daarnaast was er tijdens de afwezigheid van de financieel directeur extra ondersteuning nodig om de continuïteit op de afdeling te waarborgen.
Actie:
Om deze uitdagingen aan te pakken, hebben we vanuit x-celerate een projectteam van twee consultants samengesteld met experts op het gebied van procesoptimalisatie en finance & control. Dit team heeft een grondige inventarisatie uitgevoerd van alle bestaande administratieve processen, waarbij knelpunten en inefficiënties in kaart werden gebracht. Op basis hiervan hebben we een uitgebreide planning- en control-checklist opgesteld, ondersteund door een dynamisch dashboard.
Daarnaast hebben we de bestaande consolidatietool geoptimaliseerd, waardoor de financiële gegevens vanuit de verschillende werkmaatschappijen sneller en nauwkeuriger geïntegreerd konden worden in de rapportages van de holding. Ook hebben we een overhead-allocatiemodel herontwikkeld en geïmplementeerd, waarmee de toerekening van kosten aan de verschillende onderdelen van de organisatie transparanter en efficiënter werd ingericht. Dit model zorgde voor een beter inzicht in de kostenstructuur en maakte het mogelijk om gerichter te sturen op kostenbeheersing.
Resultaat:
Dankzij de doorgevoerde optimalisaties zijn diverse tijdrovende en handmatige administratieve processen sterk verbeterd en deels geautomatiseerd. De financiële maandrapportage werd volledig geautomatiseerd, waardoor deze nu consistent en foutloos wordt gegenereerd, inclusief balans, winst- en verliesrekening, en belangrijke prognoses en begrotingen. Dit leidde niet alleen tot een aanzienlijke tijdsbesparing, maar ook tot een veel beter inzicht in de financiële prestaties van de organisatie.
Kortom, de optimalisatieslag resulteerde in een robuustere financiële organisatie met betere stuurmiddelen.