Samen opzoek naar het potentieel van de systemen en processen|Business Analyse
Situatie:
De organisatie die wij mochten ondersteunen heeft de duidelijke ambitie om binnen drie jaar het maximale uit zowel bestaande als nieuwe systemen te halen. Zo kunnen zij alle aandacht richten op hun kernprocessen en klanten (net zoals wij ons graag zoveel mogelijk richten op onze klanten!) Het doel? Een soepel systeemlandschap dat de organisatie ondersteunt om toekomstgericht, klantgericht en efficiënt te opereren.
Taak:
Tijdens de eerste gesprekken werd al snel duidelijk dat er een krachtige, maar complexe infrastructuur aanwezig was. Onze aanpak? We gaan vanuit een “helikopterview” het volledige systeemlandschap en de bijbehorende processen kritisch analyseren en alle puzzelstukken helder in beeld brengen. Door de omvang en samenhang van deze processen kozen we voor een praktische aanpak om inzicht te krijgen in alle verborgen kansen en verbeterpunten.
Actie:
Met ons team van twee consultants organiseerden we een interactieve brownpaper-sessie, waarbij we de IST- en SOLL-situatie duidelijk in kaart brachten per systeem en verwante processen.
Stap 1: IST-analyse:
Door middel van een visuele mindmap methodiek brachten we de huidige situatie in beeld. Waarna wij vervolgens een gedetailleerde SWOT-analyse per systeem en proces hebben opgezet.
Stap 2: SOLL-situatie:
Vanuit de SWOT-analyse stelden we een confrontatiematrix op, waarbij we elke kracht en zwakte afzetten tegen de kansen en bedreigingen. Hieruit hebben we een top 5 van actiepunten benoemd. Dit gaf direct een scherp beeld van de noodzakelijke stappen om de kloof (wij noemen dat de “GAP”) tussen huidige en gewenste situatie te dichten.
Resultaat:
Bij X-celerate geloven we in maatwerk: open, transparant en flexibel samenwerken met onze opdrachtgevers. Het resultaat van deze samenwerking was een fysieke, tastbare visualisatie van het hoofdproces, letterlijk op de muur bij de desbetreffende organisatie. Zo kan het team intern verder bouwen op een duidelijk gevisualiseerd toekomstbeeld en concrete actiepunten. Dankzij deze aanpak heeft de organisatie nu een heldere routekaart richting hun ambitie voor 2026, met alle handvatten om van hun systeemlandschap een krachtige en klantgerichte basis te maken.