Projectcontrol | Finance & Control
Situatie:
Een universiteit die haar activiteiten richt op het menselijk bewustzijn voor een gezonde samenleving, had onvoldoende expertise om financieel grip te houden over een groot bouwproject bestaande uit drie nieuwe gebouwen. Vanwege de omvang en duur van dit bouwproject is een gedegen projectadministratie en budgetbewaking cruciaal om grip te houden op de kosten en het monitoren van de voortgang. De bouw is sinds mei 2023 in volle gang en zal naar verluid duren tot begin 2025.
Taak:
X-celerate heeft de verantwoordelijkheid om de organisatie te ontzorgen middels projectcontrol. We nemen de volledige projectadministratie en budgetbewaking op ons. Dit omvat het vastleggen van de maandelijkse actuals vanuit het financiële pakket AccountView, het opstellen van maandelijkse rapportages en presentaties en van hieruit het signaleren van eventuele afwijkingen.
Actie:
Dit project wordt uitgevoerd door een team van drie consultants die ieder vanuit eigen expertise een bijdrage levert: specifieke financiële en fiscale kennis voor het opzetten van de rapportage en adhoc vragen, proceskennis voor het stroomlijnen van (communicatie)processen en iemand die het operationele stuk op zich neemt met o.a. het opleveren van maandelijks gedetailleerde rapportages waarin de financiële voortgang wordt vastgelegd. De rapportages geven op maandbasis zowel inzicht in de actuals als de forecast. Op basis hiervan wordt een liquiditeitsprognose opgesteld en worden eventuele risico’s gesignaleerd. Via Microsoft Teams worden de inzichten gedeeld met het internationale team. Gedurende de maand is er contact met de architecten en diverse teamleden van de financiële afdeling van de organisatie.
Resultaat:
Dankzij onze betrokkenheid heeft de universiteit (continu) zicht op de financiële status van het bouwproject. De consultants van x-celerate ontzorgen de organisatie wat betreft het financieel inzicht verschaffen over de voortgang van het bouwproject en mogelijke risico’s gedurende het project. Daarnaast zorgt een externe blik voor een frisse en onafhankelijke kijk op het project. Onze maandelijkse rapportages en signalering van mogelijke knelpunten leiden tot input voor tijdige bijsturingen indien nodig en fungeren tevens als reflectiemoment voor het team.