Procesautomatisering|Robotic Process Automation (RPA)
Situatie:
Een organisatie die zich richt op de ontwikkeling, productie, verkoop en service van bussen en touringcars, had dringend behoefte aan extra kennis en capaciteit om op korte termijn geoptimaliseerde en geautomatiseerde workflows te realiseren. Dit was noodzakelijk om de administratieve workload te verminderen en betrouwbare sturingsinformatie te creëren. De workflows omvatten onder andere het handmatig uitvoeren van mutaties in het ERP-systeem en het automatisch verzamelen van gegevens uit meerdere bronnen. Deze workflows dienen te worden geautomatiseerd middels RPA software. Voor het automatiseren van deze workflows was specifieke kennis vereist op het gebied van procesanalyse en RPA-software (UiPath).
Taak:
X-celerate kreeg de verantwoordelijkheid voor de volledige ontwikkeling en implementatie van RPA-robots, van begin tot eind. De robots werden ontwikkeld voor de afdelingen IT, HRM, logistiek, productie en inkoop, waarbij elk van deze afdelingen diverse processen bevatte die geschikt waren voor automatisering.
Actie:
Elk deelproject werd uitgevoerd door een team bestaande uit de opdrachtgever, één of meerdere key-users van de workflow, en een X-celerate consultant. Vervolgens werd een kop-staart methode gehanteerd. De consultant voerde samen met de stakeholders (key-users) een procesanalyse uit waarin de afspraken en doelstellingen werden vastgesteld. Op basis van deze afspraken en doelstellingen beoordeelde de consultant de complexiteit van het project en stelde een realistisch verwachtingspatroon op.
Vervolgens werd voor elk deelproject een blauwdruk ontworpen voor de ontwikkeling van de robot. Gedurende de ontwikkelfase werden regelmatige statusupdates gegeven over de voortgang van de robot, wat cruciaal was om te verifiëren of de robot nog voldeed aan de verwachtingen van de key-users. Na de oplevering van de geautomatiseerde workflows werd het onderhoud en de monitoring uitgevoerd door de key-users van elke afdeling.
Resultaat:
Tijdens de projectperiode werden meerdere robots ontwikkeld wat heeft geresulteerd in een aanzienlijke vermindering van repetitieve handelingen, een daling van foutieve systeeminvoer en verbeterde rapportages. Deze resultaten droegen bij aan een efficiëntere organisatie en het creëren van betrouwbare stuurinformatie.