Meer inzicht in workload management

Situatie

Een organisatie heeft geen sturingshulpmiddel in bezit die de workload van haar 300 medewerkers monitort.  Deze informatie is noodzakelijk om voortgang van werkzaamheden te volgen, (toekomstige) planningsproblemen te voorzien en eerder te kunnen anticiperen op werkstress. Dit maakte het als manager zijnde lastig om te bepalen wat de voortgang was van huidige werkzaamheden en of eventuele toekomstige werkzaamheden anders gepland moesten worden.

Uitdaging

Een dashboard creëren, implementeren, en borgen voor managers van diverse afdelingen in de organisatie om inzichtelijk te maken hoe hoog de werkdruk is. Dit vanuit de behoefte om data gedreven beslissingen te kunnen maken. De managers probeerden grip te krijgen op de pieken en dalen in de inspanning en resultaten van werknemers. De werkdruk was (of leek?) onregelmatig en ongelijk verdeeld. De uitdaging was om het onderbuik gevoel te kunnen onderbouwen met data waarbij managers een waardevol instrument krijgen om mee te kunnen (bij)sturen.   

Aanpak

De eerste stap om naar een functioneel dashboard toe te werken was de inventarisatie fase. Tijdens deze fase zijn er een aantal cruciale vragen gesteld aan de gebruikers van het dashboard, in dit geval de managers per afdeling van de organisatie. Bijvoorbeeld: wat miste er op dat moment? Welke informatie was noodzakelijk om een volledig beeld van de workload te krijgen? Welke data was er al verzameld? Wat was het doel van het dashboard en waar wordt het dashboard dan precies voor gebruikt. Vervolgens hebben er verschillende gesprekken plaats gevonden om de behoefte zo volledig mogelijk te begrijpen. Er was al veel data beschikbaar in het werkprocesprogramma. Allereerst is de data naar Power BI geïmporteerd en de kwaliteit van de data beoordeeld. In Power BI werd de data getransformeerd en gemodelleerd om vervolgens gevisualiseerd te worden in een overzichtelijk dashboard. Power BI was zo ingesteld dat iedere manager enkel de resultaten van de desbetreffende afdeling kon terugzien.

De uitrol van het dashboard verliep praktisch middels een op een werksessies tussen de bouwer van het dashboard en de individuele managers. Bij op- of aanmerkingen en eventuele vragen wisten de managers de bouwer te vinden.

Resultaat

Eenmaal het dashboard geïmplementeerd, kwamen er al direct een aantal opvallende resultaten aan het licht waar de managers nog geen weet van hadden. Bijvoorbeeld dat in bepaalde periodes van het jaar de werkdruk opmerkelijk hoger opliep en dat bij verschillende collega’s in verhouding te veel taken en projecten neergelegd werden waardoor deadlines niet tijdig behaald werden. Oftewel: het eerdere onderbuikgevoel was juist, maar nu wel met data gedreven informatie onderbouwd. Het was fijn dat de managers het dashboard direct konden gebruiken en met deze waardevolle stuurinformatie konden anticiperen op de workload. Met als resultaat een hogere klant- en medewerkerstevredenheid.