Waar te beginnen met procesverbetering?

Soms ontstaat het gevoel van “dit kan echt beter" als gevolg van frequente fouten, vertragingen, stijgende kosten en steeds meer klachten van klanten. Deze signalen fungeren als goede indicatoren om processen nader te onderzoeken. Als gevolg hiervan wordt duidelijk waar het beter kan. Maar wat komt er nu allemaal bij kijken om succesvol processen te optimaliseren? En waar begin je dan precies? Dat is waar we in deze blog meer over vertellen. 

Een weloverwogen benadering en het gebruik van passende methoden en technieken vergroot de kans op succes. Zo’n aanpak biedt structuur en houvast, maar uiteindelijk is de kwaliteit van de analyses en de implementatie van de verbeteringen bepalend voor het succes van procesoptimalisatie. Er zijn enkele belangrijke factoren die hierin het verschil maken: 

Hetgeen waar je dingen op baseert en mee stuurt 

Het onderbuikgevoel is soms een goede raadgever. Echter, alleen vertrouwen op onderbuikgevoel maakt effectief sturen moeilijk. Verzamel daarom data om dit gevoel te onderbouwen en concentreer je op gebieden met de grootste impact. Grondige analyses op basis van feiten vormen de basis voor doeltreffende verbeteringen. Door processen en resultaten op basis van feiten te analyseren krijg je inzicht in specifieke problemen, zoals het missen van deadlines of het ontstaan van wachttijden. Dit helpt bij het herkennen en begrijpen van deze inefficiënties. 

De mate waarin het personeel betrokken is en actief meedoet

Het betrekken van medewerkers bij het verzamelen van inzichten is essentieel. Hun participatie is cruciaal omdat zij degenen zijn die dagelijks met de processen werken en, als het goed is, gemotiveerd zijn om positieve veranderingen door te voeren. Zij kennen de klanten, producten, processen en de knelpunten vaak het best. Idealiter participeren medewerkers vanuit meerdere afdelingen en diverse achtergronden in een team, zodat in interactieve sessies (zoals bijvoorbeeld brown paper sessies of brainstormsessies) een proces of verbetering vanuit meerdere zienswijzen kan worden beoordeeld. 

In hoeverre het doel van de beoogde procesoptimalisatie duidelijk is 

Het hebben van heldere doelen bij procesoptimalisatie is belangrijk omdat het richting geeft aan de inspanningen van de teams en tevens zorgt voor focus. Doelen stellen helpt bij het identificeren van prioriteiten, meetbare resultaten en het beoordelen van het succes. De vraag achter de vraag achterhalen is daarnaast essentieel. Waarom willen we dit en wat willen we precies bereiken? En is dit voor iedereen duidelijk? Dat zijn belangrijke zaken om af te vragen voordat je daadwerkelijk aan de procesoptimalisatie begint. 

Hoe makkelijk jouw organisatie in staat is om zich aan te passen  

Het helpt als jouw organisatie en natuurlijk de medewerkers in staat zijn om de procesverbeteringen ook te implementeren en het gedrag daaraan aan te passen. Om procesverandering tot een succes te maken zijn t ransparantie en duidelijkheid scheppen belangrijk. Ook samenwerking stimuleren tussen de verschillende afdeling zorgt ervoor dat een meer geïntegreerde aanpak mogelijk is. Medewerkers kunnen moeite hebben met of weerstand hebben tegen veranderingen. Daar moet actieve aandacht voor zijn, bijvoorbeeld door de unfreeze-change-refreeze-aanpak voor verandermanagement. Door in gesprek te blijven gaat men meer beeld krijgen bij de procesverandering. Een verhoogde flexibiliteit kan hier een resultaat van zijn.