Hoe pak je procesoptimalisatie stapsgewijs aan?

Organisaties richten zich vaak op procesoptimalisatie om betere prestaties te realiseren. Maar hoe pak je procesoptimalisatie nu aan? Als houvast voor succesvolle procesoptimalisatie hebben we een aantal stappen op een rij gezet:  

Stap 1: maak een gedegen analyse van bestaande processen

De optimalisatie inspanningen beginnen met het gericht aanpakken van specifieke onderdelen, zoals het identificeren van laaghangend fruit. Door middel van gezamenlijke brown-paper sessies kun je dit goed in beeld brengen om zo een basis te leggen. Bij deze sessies worden letterlijk ‘brown papers' aan de muur gehangen waarop ideeën worden gedeeld, notities worden gemaakt en processen worden uitgeschreven. Tijdens deze sessies worden niet alleen knelpunten, maar ook kansen voor verbeteringen gevisualiseerd in samenwerking met teamleden. Deze gedetailleerde analyse maakt effectieve prioritering mogelijk waardoor het makkelijker is om te kunnen bepalen welk proces als eerste moet worden aangepakt. Zo ontstaat een solide startpunt voor verdere optimalisatie.

Stap 2: ga doelgericht en feitelijk te werk

Een onderbuikgevoel is vaak een goede indicator om processen nader te bekijken en om in te schatten waar het nog beter kan. Maar enkel op basis van onderbuikgevoel is het moeilijk sturen. Daarom is de benadering ‘meten is weten' nodig om doelgericht aan de slag te gaan en dus ook op basis van feiten te werk gaan. Het uitvoeren van data-analyses kan hierbij helpen. Ook kunnen  Key Performance Indicatoren (KPI’s) als leidraad en evaluatiemiddel dienen tijdens het optimalisatieproces. Daarnaast kan de moderne technologie steeds meer. Zo kan kunstmatige intelligentie (bijvoorbeeld RPA middels het gebruik van UiPath) inzicht verschaffen voor essentiële keuzes. Door op basis van data en dus feiten beslissingen te nemen kan doelgerichter met processen aan de slag worden gegaan.

Stap 3: pas krachtige en relevante methoden voor procesoptimalisatie toe 

Welk model er precies wordt gebruikt is afhankelijk van de organisatie. Iedere organisatie en dus ook haar processen zijn uniek. Daarom is een standaardaanpak en methode dat op iedere organisatie wordt toegepast niet altijd succesvol. Een voorbeeld van een overkoepelende methodiek is Lean Six Sigma die een uitgebreide aanpak voor continue verbetering biedt.  De Lean-methodologie is een krachtige benadering die verspillingen elimineert en processen stroomlijnt. Door Six Sigma-methodieken te integreren kan de proceskwaliteit structureel worden verbeterd. Six Sigma heeft een gestructureerde aanpak om processen te verbeteren, namelijk de DMAIC (Define, Measure, Analyse, Improve en Control). Deze aanpak zorgt ervoor dat je eerst onderzoekt en ontdekt waarom iets misgaat voordat je het probeert te repareren. Het bepalen van de toegevoegde waarde voor de klant zijn voor beide belangrijke uitgangspunten. Welke tool je precies gebruikt (Kanban, Poka Yoke, Pareto diagram, etc.) van Lean Six Sigma is dus wel afhankelijk van het doel van procesverbetering. En dat is voor iedere organisatie anders. 

Door tools van bijvoorbeeld Lean Six Sigma toe te passen kunnen o.a. repetitieve taken worden verminderd, de klantbeleving- en tevredenheid verhoogd en kosten gereduceerd. Het succes van procesoptimalisatie hangt sterk af van de medewerkersbetrokkenheid. Hun bijdrage vergroot de acceptatie en vermindert de weerstand. 

Stap 4: implementeer verbeteringen

Om de te behalen winsten ook te verzilveren, moeten de voorgestelde verbeteringen daadwerkelijk doorgevoerd worden. De denkkracht wordt  omgezet in actie. Daar waar medewerkers moeite hebben de verbeteringen te implementeren, kan de unfreeze-change-(re)freeze-aanpak van Kurt Lewin voor verandermanagement uitkomst bieden: ‘Unfreeze' bestaande mentale modellen, introduceer veranderingen, en ‘(re)freeze' ze in een nieuwe en verbeterde staat.

Stap 5: verbeter continu 

Er dient serieus werk gemaakt te worden van een mentaliteit van continu verbeteren en leren. Procesoptimalisatie is immers een continu proces. Implementeer een systeem voor monitoring en verzamel regelmatig feedback. Pas processen aan op basis van verkregen inzichten en blijf streven naar verbetering. 

De moeite waard

Wanneer processen succesvol zijn verbeterd én een cultuur is gecreëerd waarin continue verbetering wordt erkend als een essentiële factor om prestaties te verbeteren dan is jouw organisatie goed op weg te kunnen inspelen op veranderende omstandigheden en een tevens een mooie groei door te maken. Last but not least, procesverbeteringen zullen resulteren in blijere mensen; zowel medewerkers als klanten. En dat zijn immers degenen die jouw organisatie succesvol maken.