Hoe je inefficiënte processen in je organisatie herkent en aanpakt
Logischerwijs zal elke organisatie inefficiënte processen hebben. Of dit nu primaire, ondersteunende of bestuurlijke processen zijn. In deze blog geven wij jou een aantal handvatten om inefficiëntie in de processen van jouw organisatie te herkennen en hoe je deze processen kunt verbeteren.
Hoe herken je inefficiënte processen in jouw organisatie?
Er kunnen verschillende 'symptomen' zijn waar je inefficiënte processen in jouw organisatie aan herkent. Onderstaand zijn er een aantal opgesomd:
- Slecht lopende communicatie en het missen van deadlines: doordat processen niet goed op elkaar afgestemd zijn en door verschillende afdelingen lopen kan dit de onderlinge communicatie negatief beïnvloeden. Door slechtlopende communicatie kunnen er misverstanden ontstaan. Dit kost tijd en kan ervoor zorgen dat deadlines niet tijdig gehaald worden.
- Gebrekkige technologie: doordat informatiestromen niet lekker lopen en daarnaast wellicht ook de technologie een update kan gebruiken, kunnen er wachttijden ontstaan. Wachten is een van de meest voorkomende oorzaak voor inefficiëntie.
- Verstopte data: door bergen aan verzamelde en niet gestructureerde data is het vaak lastig om de informatie waar je specifiek naar zoekt te vinden. Gedachten zoals ‘het zal wel ergens staan’ of ‘waar vind ik dat ook alweer’ zijn hierbij volkomen logisch, maar ook inefficiënt natuurlijk.
- Tijd en energie niet besteden aan de juiste dingen: het gevoel hebben dat je meer tijd kwijt bent aan administratieve- en bureaucratische taken, dan aan je kerntaken, is óók een teken van inefficiëntie. In dit geval besteed je minder tijd en energie aan waardevolle dingen, zoals de primaire processen van je organisatie, dan noodzakelijk.
- Toenemende bedrijfskosten en teruglopende omzet: eigenlijk zijn bovenstaande symptomen allemaal voorbeelden die zorgen voor toenemende bedrijfskosten en teruglopende omzet. Merk je dus dat je omzet terugloopt? Dan is er dus een grote kans dat inefficiënte processen hier een bijdrage aan leveren.
Hoe je processen efficiënter laat verlopen
Iedere organisatie kan inefficiënte processen op een andere manier of context ervaren. Eén ding staat buiten kijf, in deze wereld van continue ontwikkeling en veranderende trends, vragen en behoeften is het volkomen logisch en helemaal niet erg dat een organisatie inefficiënte processen ervaart. Een verbeter-mindset houdt organisaties en haar mensen scherp en gefocust. Doordat iedere organisatie uniek is en dus ook andere behoeften heeft, is een one-size-fits-all voor het efficiënt maken van processen onmogelijk de beste oplossing. In onze ogen is daarom dan ook altijd maatwerk nodig. Een voorgeschreven plan van aanpak waar bijvoorbeeld instaat bij welke processen je als eerst moet aanpakken is niet effectief. Selecteer de processen die in jouw organisatie de meeste prioriteit hebben en begin daarmee.
Bij het verbeteren van processen is het letterlijk uittekenen van je proces om zo elke stap en handeling in kaart te brengen een eerste stap in de goede richting. Je kunt natuurlijk old-school post-its op een whiteboard plakken. Wat enorm helpt is om samen met de collega’s van verschillende afdelingen die bij een proces betrokken zijn, een “brown paper” op te hangen en het hele proces eens in kaart te brengen. Een aantal onlogische stappen springen er zo tussenuit, de discussie die er ontstaat tussen collega’s is vaak al een graadmeter dat er het nodige verbeterpotentieel zit. De uitdaging hierbij is om niet meteen in de discussie proberen deze issues op te lossen (spoiler alert: dat lukt namelijk toch niet...), maar eerst in kaart te brengen hoe het proces in z’n geheel nu eigenlijk loopt. Eerst overzicht krijgen, dan oplossen. Hierbij kun je een bepaald format aannemen afhankelijk van je behoefte. Wil je nadruk leggen op de personen en verantwoordelijken die bij een proces betrokken zijn? Gebruik dan bijvoorbeeld het RASCI model. Wil je juist meer inzicht krijgen in de stappen van een proces, de leveranciers en klanten in dit proces en welke input en output zij leveren? Dan komt een SIPOC waarschijnlijk goed van pas. Deze flowcharts zou je ook zelf kunnen knutselen in het programma VISIO.
Bij het inzichtelijk maken van het proces kom je tot conclusies over waar knel- en dus verbeterpunten zitten. Heeft de juiste persoon of afdeling verantwoordelijkheid voor bepaalde procestappen? Kunnen activiteiten parallel lopen aan elkaar? Kunnen er tussentijdse controles worden uitgevoerd? Is het mogelijk om activiteiten te vereenvoudigen of te automatiseren? Als je je dit allemaal hebt afgevraagd ben je al goed op weg. Optimalisatie is een continu en natuurlijk proces. Je kunt dus altijd je processen bijstellen. Borging is de laatste stap van de verbetercyclus om te blijven voldoen aan de kwaliteit. Blijf bijvoorbeeld contact houden met de mensen in je organisatie om veranderingen te communiceren en hier draagvlak voor te creëren. Procesverbetering zal ervoor zorgen dat je als organisatie weer opnieuw kunt excelleren én accelereren.
Zijn er door bovenstaande geschetste symptomen wat alarmbellen afgegaan? We helpen je er graag bij!